企業(yè)如何做好圖文檔管理 PLM中的圖文檔管理

發(fā)布時間1：2018-11-21 點擊：3802次

1 企業(yè)圖文檔管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著企業(yè)辦公自動化的迅速發(fā)展和數(shù)字化設計的廣泛應用，各種技術資料和電子文件日益龐大，圖文檔管理工作面臨新的變化和考驗。設計帶來高效的同時也給企業(yè)技術管理提出了新的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的管理模式下，企業(yè)的圖紙文檔分散在各個部門的個人電腦上，造成企業(yè)圖文檔資料數(shù)據(jù)分散性和信息孤島的客觀存在，企業(yè)在進行圖文檔管理的過程中，經(jīng)常會碰到以下的問題：

a.  海量的圖文檔數(shù)據(jù)存放混亂，企業(yè)文檔體系不夠完善？

b. 大量的圖紙、文件安全保密問題及因為人員流動而產生的危機？

c.  圖文檔發(fā)生更改時，容易出現(xiàn)版本出錯的問題，紙質圖紙和電子圖紙不一致的情況？

d.  是否遇到這樣的情況，設計過程中急需一張圖紙，結果找了一天也找不到？

e.  如何更好地加強產品組件化、模塊化設計，提高產品設計重用，減少零部件種類？

f.  業(yè)務流程不規(guī)范，審簽手工流轉，費時耗力，如何規(guī)范和提高效率？

g.  如何實現(xiàn)無紙化、數(shù)字化管理？

2 PLM中圖文檔管理解決方案

三品軟件是中國信息化領域自主知識產權軟件優(yōu)秀代表和知名品牌，是中國先進的EDM/PDM/PLM提供商。三品圖文檔管理系統(tǒng)（三品EDM）是在三品軟件總結并濃縮多年制造業(yè)解決方案的基礎上形成的一套簡單易用、部署方便、快速見效的技術數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，通過成熟的解決方案解決用戶基礎也是迫切的圖文檔管理問題。

三品EDM（Enterprise Data Management & Collaborative System企業(yè)圖文檔協(xié)同管理系統(tǒng)）是企業(yè)先進的圖文檔管理及協(xié)同辦公平臺，強大的系統(tǒng)功能支持從概念創(chuàng)意、設計、工藝、樣機制作、生產制造、銷售、維護到報廢產品全生命周期各個階段的信息創(chuàng)建、協(xié)同、應用和管理，幫助企業(yè)搭建起完善的文控體系、實現(xiàn)知識管理，徹底終結企業(yè)圖文檔資料管理混亂的現(xiàn)狀，讓企業(yè)的圖文檔管理 "井井有條"；同時具備高效的協(xié)同辦公（OA）功能，基于業(yè)務模式的流程模塊，幫助企業(yè)對內部管理進行深度挖掘和提升，優(yōu)化和固化各種業(yè)務流程，不斷地提升企業(yè)內控能力、管理水平和辦公效率，達到企業(yè)內部各部門協(xié)同工作、資源共享、效率卓越的先進管理模式，是企業(yè)繼ERP后重要的管理平臺。

三品EDM圖文檔管理系統(tǒng)可以管理的文檔包括CAD、EDA、OFFICE、PDF、圖片、影音數(shù)據(jù)、代碼、檔案等各類設計數(shù)據(jù)。

三品EDM圖文檔管理解決方案的優(yōu)勢：

a. 軟件操作的每一個細節(jié)上都充分考慮工程師的日常習慣，讓軟件更加易用，更加高效，更加人性化；

b. 嚴格的變更控制機制為文檔版本控制提供保障；

c. 結合工作看板功能讓工程師工作更高，讓管理者監(jiān)控更透明；

d. 軟件核心和構架與三品PDM/PLM版完全相同，支持大容量用戶和異地設計構架，支持無縫升級到三品PDM/PLM版，具備PLM的全部優(yōu)點，充分保障客；

e. 內置三品軟件十余年為數(shù)百家企業(yè)成功實施產品開發(fā)管理的經(jīng)驗，使產品開發(fā)管理水平快速與國內領先企業(yè)同步；

f. 三品軟件專業(yè)團隊不斷研究產品設計過程的管理成果，保證系統(tǒng)不斷升級，讓用戶得到新的管理經(jīng)驗和研究成果；

g. 標準化支持下的快速實施和導入方法，領先管理制度和產品開發(fā)過程同步建立。

圖文檔管理是企業(yè)技術管理基礎且重要的一環(huán)，在制造企業(yè)，生產依據(jù)往往以圖紙信息為準，因此圖紙是數(shù)據(jù)源頭，有效控制圖紙文檔的完整性、一致性、正確性很關鍵。

三品EDM圖文檔管理系統(tǒng)為企業(yè)組織提供完整的圖紙、技術文檔管理的解決方案，幫助企業(yè)搭建統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)管理平臺, 讓企業(yè)積累的數(shù)據(jù)能真正實現(xiàn)“價值創(chuàng)造”的作用，而不只是簡單的歷史堆積。

2.1 圖紙文檔集中管理，建立企業(yè)級數(shù)據(jù)中心

利用三品EDM系統(tǒng)建立企業(yè)級電子化的圖文檔管理中心，通過強大的圖文檔生命周期管理功能，使得企業(yè)各級應用人員能夠在企業(yè)統(tǒng)一的平臺上，支持從概念創(chuàng)意、設計、工藝、樣機制作、生產制造、銷售、維護到報廢產品全生命周期各個階段的信息創(chuàng)建、協(xié)同、應用和管理。通過建立企業(yè)圖文檔數(shù)據(jù)中心，則企業(yè)要求各個部門取消各自部門的數(shù)據(jù)服務器，而將數(shù)據(jù)存儲到統(tǒng)一的企業(yè)圖文檔管理中心，并實現(xiàn)企業(yè)圖文檔數(shù)據(jù)中心7×24小時對用戶部門開放，所有應用人員能夠在權限控制的基礎上上傳、下載、申請借閱各類圖文檔資料，從而能夠：

a. 保證企業(yè)數(shù)據(jù)的集中存儲和企業(yè)知識的積累，構建企業(yè)知識庫；

b. 保障數(shù)據(jù)的實時共享和高效流轉；

c.  統(tǒng)一的數(shù)據(jù)源，保證圖文檔數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性；

d.  減少用戶部門對各自的數(shù)據(jù)服務器的維護工作量；

e.  更好的建立科學完善的數(shù)據(jù)備份管理機制，減低數(shù)據(jù)遺失的風險性。

2.2 圖紙文檔分類管理，數(shù)據(jù)井井有條

三品EDM提供基于規(guī)則和手工靈活分類的兩種數(shù)據(jù)分類方法，幫助企業(yè)對圖文檔資料進行分類管理。企業(yè)數(shù)據(jù)中心分為文檔工作區(qū)、文檔歸檔區(qū)、文檔發(fā)布區(qū)，各種受控狀態(tài)的數(shù)據(jù)井井有條，方便管理和查詢應用。

文檔還可以按照類型進行管理，通過分類不僅支持用戶可以模板快速創(chuàng)建和便捷查找，而且通過分類對同一類文檔采用相同的管理策略，如文檔的成熟度控制，不同文檔分別有不同的編碼、不同的審批流程和歸檔路徑。圖文檔的具體分類在實施時會根據(jù)客戶的文檔種類進行組織，如產品圖紙、技術合同、立項報告分類等。

三品EDM文檔管理采用類WINDOWS的文件管理方式設計，熟悉的操作習慣，使用人員可以快速上手，輕松應用?？蓽p輕企業(yè)人力資源部門對新老員工的大量的培訓指導工作。

2.3 嚴密的權限控制機制

a. 維護數(shù)據(jù)的安全是三品EDM重要的功能之一，多重安全機制確保數(shù)據(jù)的安全，也使得“正確的人做正確的操作”；

b.  系統(tǒng)自動對數(shù)據(jù)進行加密，脫離三品EDM系統(tǒng)后，用戶無法打開這些圖紙和文檔，加密具有獨享性；

c.  三品EDM系統(tǒng)通過客戶端與電子倉庫連接，用戶在客戶端進行登錄時，首先需要輸入自己的用戶名和密碼，用戶名或密碼不正確，用戶無法登錄到系統(tǒng)中；

d.  三品EDM系統(tǒng)在對象權限這塊就細化為角色權限（初始權限）、定義權限、經(jīng)過權限和繼承權限，擁有同行業(yè)完善的權限管理功能；

e.  三品EDM系統(tǒng)建立起基于流程的數(shù)據(jù)保護機制，確保數(shù)據(jù)受控、更改的嚴謹性和合法性；

f.  三品EDM系統(tǒng)回收站功能保護企業(yè)避免有意無意的數(shù)據(jù)破壞。

2.4 編碼管理，強大的編碼器，編碼系統(tǒng)自動生成

a. 系統(tǒng)自定義任何規(guī)則的編碼器，任何有編碼的地方實現(xiàn)輕松編碼；

b. 編碼可以自動關聯(lián)編碼器生成或手動生成，準確唯一，編碼再無煩惱；

c. 根據(jù)編碼進行各種查詢：模糊查詢、精確查詢和導航查詢。

2.5 強大的數(shù)據(jù)檢索和定位功能

a. 三品EDM搜索引擎不單為零部件、圖紙、文檔等提供查詢功能，對于人員、角色、機構、項目、工作流任何對象同樣提供查詢功能，強大的搜索引擎功能把產品研發(fā)過程中的人和物等對象類型在任何需要的地方都能篩選出來。用戶再不用“滿世界”找資料了；

b. 查詢條件可以保存起來，方便下次再利用；

c. 對于查詢結果可以直接瀏覽屬性、以及生命周期管理等有關操作，也可以定位到對象所在的位置。

2.6 智能的版本升級管理

文檔的版本用于控制文檔的有效性及跟蹤文檔的變化歷史。根據(jù)檢入、檢出、修訂操作，系統(tǒng)將自動更新版本號，支持大版本和小版本，大的修改可以升級版本，小的改動可以升級版次。

2.7 嚴謹?shù)脑O計變更管理

設計變更每天都在企業(yè)中發(fā)生，因設計變更管理不善而對企業(yè)造成經(jīng)濟損失的案例舉不勝舉。在三品EDM系統(tǒng)內，歸檔后的數(shù)據(jù)應啟動變更管理流程。一旦變更流程啟動后，就可以按照預先規(guī)劃好的步驟進行。變更完成后，每個用到該文件的地方得到的都是新版本的數(shù)據(jù)，相關人員會通過流程得到變更通知單，更改單將自動與修改對象關聯(lián)，以便隨時查閱。

a. 變更評估及申請：選取變更對象后，系統(tǒng)自動評估與其相關的文檔、BOM、模具等數(shù)據(jù)，導入或直接建立變更申請單。準備好后啟動一個審批流程來確認變更的可行性。

b. 變更執(zhí)行：一旦變更申請得到了批準，變更對象及其影響的對象就會自動在工作區(qū)創(chuàng)建新的版本，變更執(zhí)行人受到執(zhí)行通知后，就可以對新版本進行修改。

c. 變更協(xié)作：如果變更的執(zhí)行涉及到其它部門，如模具部，可以通過協(xié)調流程或郵件進行確認和溝通。

d. 變更確認：新版本的數(shù)據(jù)修改完成后，要通過流程進行校審。

e. 數(shù)據(jù)同步：如果變更對象是設計類文檔，那么變更將引起零部件及BOM版本的自動更新，這些自動產生的新版數(shù)據(jù)也要通過流程進行校審。

f. 變更通知：通過郵件系統(tǒng)將變更通知發(fā)到各部門，并跟蹤其接收情況……

2.8 完善的發(fā)布管理

鑒于圖紙等技術資料的重要性和嚴謹性，很多制造企業(yè)發(fā)布資料時都有比較規(guī)范的管理機制，但同樣存在諸多問題，比如文控部門發(fā)布紙質資料，紙張成本居高不下；又比如需要進行大量的登記管理、分發(fā)回收工作，工作瑣碎需要投入很大的工作量，如果登記管理不清楚，當圖紙更改時，經(jīng)常無法及時回收舊版圖紙，造成很大的圖紙誤產的風險。

三品軟件提倡企業(yè)應建立基于電子檔的發(fā)布管理規(guī)范，當電子檔的圖紙發(fā)布下去以后，各應用部門按照需要進行打印，無需紙質版本的部門可以不用打印，這樣便可以減少打印的份數(shù)，節(jié)省企業(yè)紙張的浪費。另外，基于電子檔的發(fā)布管理，保障數(shù)據(jù)的唯一性，更改時可以同步更新所有接收部門的數(shù)據(jù)，達到版本的統(tǒng)一。

同時三品EDM系統(tǒng)擁有完善的發(fā)布管理功能，文控人員可以方便快捷的查看發(fā)布記錄、控制發(fā)布的時效（智能回收）、管理簽收工作和控制發(fā)布資料對應的應用部門的權限。發(fā)布管理是企業(yè)圖文檔管理很重要的一環(huán)。

2.9 與CAD/EDA/ERP系統(tǒng)輕松集成

a. 三品EDM提供與各種主流CAD/EDA軟件進行集成的功能接口和工具，其集成的三維CAD軟件包括Pro/ENGINEER、Solidworks、UG、Solid Edge、Inventor、MDT等，二維CAD軟件包括AutoCAD、CAXA電子圖板、中望CAD、浩辰CAD及其他數(shù)據(jù)格式為DWG的各類CAD繪圖軟件；電子設計EDA軟件包括AD、Protel、Candence等。

b. 一方面系統(tǒng)能夠從已完成的圖紙中提取物料的屬性信息和裝配信息，自動生成產品結構樹和BOM物料清單；更深入地，三品EDM提供集成在設計軟件中的在線菜單，實現(xiàn)從設計軟件中對EDM存儲的數(shù)據(jù)進行查詢、獲取、編輯等操作；系統(tǒng)還提供細致的設計輔助功能，當工程師修改圖紙時，自動判斷有相互裝配關系或相互參數(shù)約束關系的圖紙，避免設計改動的遺留，提高設計輸出的準確率。

c. 三品EDM系統(tǒng)通過功能強大的圖形瀏覽器，可以瀏覽200多種文件格式的文件，包括主流的CAD數(shù)據(jù)及辦公軟件數(shù)據(jù)；

d. 在各種審批流程中，各級主管可以對圖紙進行圈紅批閱；

e. 圈閱內容與圖紙版本關聯(lián)保存。

f. 三品PLM實現(xiàn)了與市面上常見的ERP應用集成，包括SAP、ORACLE、用友ERP、金蝶ERP等等。

2.10 獨創(chuàng)的打印標識功能

為了更好的標識企業(yè)數(shù)據(jù)管理中心的圖紙等資料的受控狀態(tài)，三品軟件開創(chuàng)性的實現(xiàn)了打印資料的水印標識功能。當圖文檔需要打印時，自動添加如公司名稱、文檔狀態(tài)、版本信息、打印日期等水印信息。

2.11 強大的工作流模塊，讓協(xié)同讓輕松高效

三品EDM采用領先的基于業(yè)務驅動的設計模式，打造“企業(yè)全員業(yè)務中心”，幫助企業(yè)規(guī)范、梳理、重組、落實公司各組織內的業(yè)務流程。訂單、合同、圖紙、技術資料在企業(yè)各部門中高效地流轉，為企業(yè)帶來全方位的效益提升。企業(yè)業(yè)務即便涉及多個地區(qū)，多個分支機構，也能很好地協(xié)同相關工作人員的活動。

企業(yè)可以通過工作流程管理，將業(yè)務流程相對固定化，使得一項工作在網(wǎng)絡中按照設定好的流程自動進行，從技術上保證了制定好的工作流程得以順利實現(xiàn)。在流程中每個節(jié)點都可設置質量活動，可以按照質量管理體系的要求保留質量活動記錄。

a. 三品EDM的工作流程管理模塊目的是推進企業(yè)管理的標準化和自動化；

b. 工作流程管理能夠在員工之間、部門之間以及企業(yè)內部自動地實現(xiàn)工作的流動、文檔的流動以及任務的流動，同時提供強大的管理和跟蹤能力，幫助企業(yè)主管了解和監(jiān)控工作的進展狀況和完成狀況，加快審批過程和更改過程。工作流程使 “企業(yè)規(guī)范管人”成為可能，也改善了人與人之間、部門與部門之間的信息流動效率；

c. 系統(tǒng)為用戶提供方便、直觀的流程定義工具，管理人員根據(jù)企業(yè)流程定義不同類的工作流程模，如審核、ECR/ECN、發(fā)布、分發(fā)等流程；

d. 當有新的工作到達時，系統(tǒng)會自動提示用戶，當工作流程結束時，系統(tǒng)會自動發(fā)郵件或消息通知流程執(zhí)行人或具體指定的通知人員。支持流程代理執(zhí)行功能，當用戶出差時流程自動轉到代理人處理。