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一、表單管理的價(jià)值

通常在企事業(yè)單位、政府部門的日常業(yè)務(wù)處理和公文審批中，都是以表格化的紙質(zhì)單據(jù)文件進(jìn)行的。各個(gè)工作節(jié)點(diǎn)的參與人在同一張表格中先后填寫信息，從而反映整個(gè)工作過程與工作結(jié)果。因此，表單可以認(rèn)為是以表格形式呈現(xiàn)的、描述業(yè)務(wù)過程的一種單據(jù)。對(duì)于非政府部門，如制造業(yè)企業(yè)等，表單往往只是記載了工作內(nèi)容，并不一定必須以紙質(zhì)文件進(jìn)行保管，那么結(jié)合信息化系統(tǒng)進(jìn)行表單的電子化管理，提升工作業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，便于表單核對(duì)、統(tǒng)計(jì)與歷史數(shù)據(jù)查詢，既可以提高企業(yè)工作業(yè)務(wù)的效率，也避免了以往大量紙質(zhì)文件的管理工作。

二、制造業(yè)企業(yè)表單管理現(xiàn)狀和問題

對(duì)于制造業(yè)企業(yè)而言，實(shí)際上已經(jīng)在不同程度上實(shí)現(xiàn)了表單的信息化管理，主要為以下幾種形式：

第一種：紙質(zhì)為準(zhǔn)，電子化表單存儲(chǔ)為輔

企業(yè)使用文檔編制軟件，如Office、WPS等來編制各類業(yè)務(wù)表單，采用文件共享服務(wù)器來對(duì)電子檔進(jìn)行集中存儲(chǔ)，而正式文件仍以打印的紙質(zhì)文件為準(zhǔn)，紙質(zhì)文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)簽審。這種形式的優(yōu)點(diǎn)是操作難度低，對(duì)人員要求低，容易規(guī)?；褂?，但缺點(diǎn)也很明顯，即對(duì)檔案管理的規(guī)范性要求很高，大量紙質(zhì)文件既占空間，又難查找，很容易出現(xiàn)紙質(zhì)版本和電子檔版本不一致的問題。

第二種：表單全面電子化

企業(yè)通過OA等辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，通過專業(yè)表單設(shè)計(jì)工具，通過系統(tǒng)中的電子化流程進(jìn)行表單的流轉(zhuǎn)，表單中的數(shù)據(jù)信息、流程過程都存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。這種形式的優(yōu)點(diǎn)是所有數(shù)據(jù)都集中在數(shù)據(jù)庫中，不需要管理大量的紙質(zhì)文件，也能夠通過系統(tǒng)進(jìn)行快速檢索，缺點(diǎn)是對(duì)人員要求相對(duì)較高，需要持續(xù)的培訓(xùn)，以保證過程執(zhí)行的流暢。

以上兩種形式在企業(yè)運(yùn)作中都有存在，也可以看作企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理的不同階段，適合不同規(guī)模和不同業(yè)務(wù)模式的企業(yè)。對(duì)本文中關(guān)注的制造業(yè)企業(yè)而言，業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中傳遞的數(shù)據(jù)除了結(jié)構(gòu)化的表單數(shù)據(jù)外，還可能會(huì)有設(shè)計(jì)、工藝、質(zhì)檢、生產(chǎn)、售后等多個(gè)部門共同參與，表單數(shù)據(jù)需要與這些部門輸出的圖形數(shù)據(jù)、文檔資料等進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這種數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性是上述兩種形式管理的不足之處。

三、三品PLM的業(yè)務(wù)表單管理特點(diǎn)

三品產(chǎn)品生命周期管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱三品PLM－Product Lifecycle Management）是專門針對(duì)制造型企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)過程提出的解決方案。通過管理與產(chǎn)品相關(guān)的信息和過程信息，為產(chǎn)品設(shè)計(jì)和制造建立一個(gè)并行化的協(xié)作環(huán)境。在對(duì)產(chǎn)品相關(guān)數(shù)據(jù)和過程提供管理的基礎(chǔ)上，三品PLM也提供了表單管理的功能，具備了部分OA功能，三品PLM中的表單管理具有以下特點(diǎn)：

企業(yè)的表單格式和內(nèi)容是千差萬別的，三品PLM提供了便捷的表單設(shè)計(jì)工具，使企業(yè)能夠依據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)計(jì)個(gè)性化的表單。

表單數(shù)據(jù)在三品PLM中的流轉(zhuǎn)可以與電子化工作流程實(shí)現(xiàn)緊密結(jié)合，保證了業(yè)務(wù)處理過程的規(guī)范化，各個(gè)環(huán)節(jié)的參與者都能及時(shí)獲取到工作任務(wù)提醒。

在三品PLM中，表單中的數(shù)據(jù)可以和流程中的參與者實(shí)現(xiàn)綁定，實(shí)現(xiàn)了跨部門應(yīng)用下，表單信息填寫的準(zhǔn)確性和安全性。

同產(chǎn)品相關(guān)的圖紙、文檔、物料管理類似，企業(yè)的業(yè)務(wù)表單也隨著編輯、流轉(zhuǎn)、變更的不同環(huán)節(jié)，具有對(duì)應(yīng)的生命周期狀態(tài)管理。

三品PLM中提供了檢索與匯總工具，企業(yè)用戶既可以快速查找單據(jù)，也可以根據(jù)條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。